Dịch
THỦ TỤC XIN GIẤY PHÉP THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CỦA THƯƠNG NHÂN NƯỚC NGOÀI
I. QUY TRÌNH THỰC HIỆN THỦ TỤC XIN GIẤY PHÉP THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CỦA THƯƠNG NHÂN NƯỚC NGOÀI
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Bước 2: Xin cấp giấy phép Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện
Thời gian làm việc: 07 - 10 ngày làm việc
Bước 3: Đăng ký cấp Thông báo mã số thuế của Văn phòng đại diện công ty nước ngoài
Thời gian làm việc : 05 - 07 ngày làm việc
Bước 4: Khắc dấu tròn và đăng ký mẫu dấu của Văn phòng đại diện công ty nước ngoài
Thời gian làm việc : 05 - 07 ngày làm việc
Bước 5: Mở tài khoản chuyên chi bằng ngoại tệ và tài khoản chuyên chi bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại Ngân hàng
II. THỦ TỤC CÔNG TY NƯỚC NGOÀI SAU KHI THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN TẠI VIỆT NAM
- Định kì hàng năm Văn phòng đại diện phải gửi báo cáo bằng văn bản về hoạt động trong năm của mình trước ngày 30/01 của năm kế tiếp
- Lập sổ quỹ tiền mặt ghi nhận toàn bộ khoản thu chi trong quá trình hoạt động của Văn phòng đại diện;
- Xin cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài làm việc tại Văn phòng đại diện (nếu có);
- Ký hợp đồng lao động với trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;
- Hàng năm Công ty nước ngoài phải xác nhận lương và thu nhập (theo mẫu) cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;
- Nộp thuế thu nhập cá nhân và bảo hiểm cho trưởng đại diện và nhân viên văn phòng đại diện (nếu có). Xin lưu ý rằng khi đến lúc nộp thuế, hãy lưu lại tờ khai thuế và biên lai thuế từ tất cả các cơ quan nhà nước quyết toán thuế Thu nhập hàng năm của trưởng đại diện và nhân viên văn phòng đại diện;
- Các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật hiện hành
III. DANH MỤC HỒ SƠ CẦN CHUẨN BỊ
- Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo Mẫu MĐ-1 của Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 11/2016/TT-BCT do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;
- Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài.
- Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài
- Báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
- Hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện.
- Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:
+ Hợp đồng thuê văn phòng sao y chứng thực;
+ Bản công chứng Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của bên cho thuê (nếu thuê của doanh nghiệp cần cung cấp thêm Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh có chức năng kinh doanh bất động sản);
+ Ngoài ra, địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện công ty nước ngoài phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật.
Lưu ý: Các tài liệu, trừ khi được quy định rõ ràng, phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam. Toàn bộ hồ sơ cấp phép thành lập văn phòng đại diện do công ty mẹ ký và đóng dấu hồ sơ. Nếu công ty mẹ không có dấu thì toàn bộ hồ sơ phải hợp pháp hoá lãnh sự.
