THỦ TỤC THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CỦA THƯƠNG NHÂN NƯỚC NGOÀI

Điều kiện thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

• Các công ty nước ngoài đã được thành lập hoặc được đăng ký kinh doanh theo pháp luật của quốc gia, vùng lãnh thổ đã tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam cũng là thành viên hoặc được pháp luật của các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
• Các công ty nước ngoài đã hoạt động tối thiểu phải là 01 năm kinh nghiệm kinh doanh tính từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
• Nội dung hoạt động kinh doanh của văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài tại Việt Nam phải phù hợp và đúng với cam kết trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên tham gia;
• Trong trường hợp nội dung hoạt động của văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc công ty nước ngoài không phải là quốc gia, khu vực đã tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên thì việc thành lập văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài tại Việt Nam phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành;
• Trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc những loại giấy tờ có giá trị tương đương của các công ty nước ngoài được quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó buộc phải còn lại từ 01 năm trở lên tính từ ngày nộp hồ sơ đăng ký;
• Theo quy định thì một công ty nước ngoài chỉ được lập một Văn phòng đại diện ứng với một tên gọi duy nhất trong phạm vi một tỉnh hoặc là thành phố trực thuộc Trung ương. Nghĩa là ở trong cùng một tỉnh/ thành phố trực thuộc trung ương thì cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện không cho phép 2 văn phòng đại diện trở lên trùng tên với nhau. Nhưng nếu 2 văn phòng đại diện ở 2 tỉnh/ thành phố trực thuộc trung ương là khác nhau mà mang cùng tên gọi thì sẽ không bị cấm.

Hồ sơ thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

• Mẫu đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam;
• Giấy ĐKKD hoặc là các giấy tờ có giá trị tương đương của công ty nước ngoài;
• Văn bản cử người đứng đầu Văn phòng đại diện do công ty nước ngoài (phải dịch thuật ra tiếng việt và phải công chứng để phù hợp với quy định pháp luật Việt Nam);
• Các loại giấy tờ chứng minh được sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất: nghĩa vụ tài chính trong năm tài chính gần nhất, báo cáo tài chính có kiểm toán, văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc các loại giấy tờ có giá trị tương đương do các tổ chức có thẩm quyền nơi công ty nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận;
• Giấy tờ chứng thực cá nhân ví dụ như là Hộ chiếu (người nước ngoài phải được dịch thuật ra tiếng việt và công chứng) / giấy chứng minh nhân dân/ thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) của người đứng đầu văn phòng đại diện;
• Báo cáo tài chính của công ty mẹ;
• Xác nhận nộp thuế hoặc xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế trong những năm gần nhất;
• Tài liệu về địa điểm sẽ dự kiến đặt văn phòng đại diện gồm có:

• Biên bản thỏa thuận thuê địa điểm hoặc tài liệu chứng minh công ty có quyền dùng địa điểm đó để đặt văn phòng đại diện;
• Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt Văn phòng đại diện đảm bảo an ninh, an toàn vệ sinh và các điều kiện khác.

• Các tài liệu có ngôn ngữ khác phải dịch ra Tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam hiện hành.

Trình tự thủ tục thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

Nơi nộp hồ sơ: Sở Công thương tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương;

Thời hạn nhận kết quả:

• Trường hợp sau khi thụ lý hồ sơ, nếu cần bổ sung, điều chỉnh hồ sơ cho hợp lệ cơ quan có thẩm quyền sẽ thông báo cho thương nhân nước ngoài;
• Trong thời hạn 15 ngày làm việc, kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Công thương hoàn thành việc thẩm định và cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện.

• Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài trong trường hợp pháp luật nước ngoài có quy định thời hạn Giấy đăng ký kinh doanh của thương nhân nước ngoài.

Dịch vụ thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Công ty TNHH Lee & Cộng sự

• Lee & Cộng sự tiến hành tư vấn toàn diện các vấn đề có liên quan đến việc thành lập văn phòng đại diện theo qui định của pháp luật Việt Nam;
• Thực hiện nghiên cứu và xem xét các tài liệu mà khách hàng đã cung cấp;
• Tư vấn và kiểm tra về tính hợp pháp, hợp lệ các giấy tờ của khách hàng;
• Tiến hành soạn thảo hồ sơ thành lập văn phòng đại diện và nộp hồ sơ tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền để xử lý;
• Đại diện khách hàng theo dõi tiến trình hồ sơ và thông báo cho khách hàng biết chi tiết;
• Thay mặt khách hàng nhận kết quả;
• Thay mặt khách hàng làm thủ tục khắc dấu;
• Bàn giao kết quả đầy đủ đến khách hàng.

Lee & Associates Co., Ltd - Legal, Tax & Accounting Services

🌎Website: https://lee-associates.vn

📧Email: contact@lee-associates.vn

☎️Hotline: +84 339558899

📌Address: 2nd Floor, 25T2 Hoang Dao Thuy street, Cau Giay district, Hanoi city