THỦ TỤC ĐĂNG KÝ HỘ KINH DOANH CÁ THỂ

I. Hộ kinh doanh cá thể (HKD) là gì?

Theo điều 79 của Nghị định 01/2021/NĐ-CP có nói rõ về hộ kinh doanh cá thể như sau:

• Hộ kinh doanh do một cá nhân hoặc các thành viên hộ gia đình đăng ký thành lập và chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với hoạt động kinh doanh của hộ;
• Trường hợp các thành viên hộ gia đình đăng ký hộ kinh doanh thì ủy quyền cho một thành viên làm đại diện hộ kinh doanh;
• Cá nhân đăng ký hộ kinh doanh, người được các thành viên hộ gia đình ủy quyền làm đại diện hộ kinh doanh là chủ hộ kinh doanh.

II. Các lý do để lựa chọn thành lập hộ kinh doanh thay vì thành lập doanh nghiệp

Các lợi ích cần thiết phải thành lập hộ kinh doanh thay vì thành lập công ty bao gồm:

• Thủ tục đăng ký hộ kinh doanh vô cùng đơn giản giúp cho khách hàng nào cũng có thể tiếp cận với mô hình này.
• Điều kiện thành lập hộ kinh doanh vô cùng đơn giản.
• Hộ kinh doanh có mô hình kinh doanh nhỏ lẻ dễ dàng quản lý và hoạt động vì có số lượng thành viên, lao động ít.
• Không phải làm các báo cáo hồ sơ sổ sách phức tạp như công ty.
• Mức thuế suất áp dụng cho hộ kinh doanh cũng nhỏ hơn so với công ty rất nhiều.

Hộ kinh doanh là mô hình rất hay thường thấy trong cuộc sống hàng ngày. Các mô hình cần phải đăng ký hộ kinh doanh cá thể như. Quán ăn, Quán cắt tóc, Cửa hàng bán quần áo, Cửa hàng tạp hóa, cửa hàng bán đồ lưu niệm, của hàng bán rau củ quả, cửa hàng bán thiết bị điện nước, cửa hàng bán đồ điện tử, cửa hàng bán xe đạp, cửa hàng sửa chữa xe máy, cửa hàng điện lạnh,..vv Nhìn chung tất cả các ngành nghề có kinh doanh và thu lại lợi nhuận thì đều phải tiến hành thành lập hộ kinh doanh cá thể.

III. Trình tự thủ tục đăng ký hộ kinh doanh cá thể

1. Quy trình các bước để đăng ký hộ kinh doanh cá thể bao gồm:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký

Để đăng ký hộ kinh doanh cá thể, cần chuẩn bị và soạn thảo hồ sơ, giấy tờ cần thiết, thông tin của hồ sơ phải được điền đầy đủ theo mẫu bao gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh (Phụ lục III-1, Thông tư số 02/2023/TT-BKHĐT ngày 18  tháng 04  năm 2023)
• Bản sao y chứng thực hợp lệ CCCD/CMND/Hộ Chiếu của chủ hộ kinh doanh cá thể

Người thành lập hộ kinh doanh sẽ thực hiện việc đăng ký tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện nơi đặt trụ sở hộ kinh doanh.

Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký

Hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh cá thể sẽ được nộp trực tiếp tại Phòng Tài Chính – Kế toán cấp Quận/Huyện nơi đặt trụ sở hộ kinh doanh hoặc có thể nộp hồ sơ trực tuyến qua mạng qua đường link: https://dichvucong.gov.vn

Bước 3: Đăng ký mã số thuế

Sau khi nộp hồ sơ, cần thực hiện việc đăng ký mã số thuế tại Cơ quan đăng ký thuế nơi đặt trụ sở của hộ kinh doanh.

Bước 4: Nhận kết quả đăng ký

Sau khi đã nộp hồ sơ và được chấp thuận, Cơ quan đăng ký sẽ trả kết quả bao gồm: Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh cá thể và Giấy chứng nhận đăng ký thuế.

Lưu ý: Thời gian giải quyết thủ tục đăng ký hộ kinh doanh là 03 ngày làm việc từ khi nhận được hồ sơ hợp lệ.

Trường hợp hồ sơ không hợp lệ, trong vòng 03 ngày làm việc từ khi nhận được hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện phải thông báo bằng văn bản cho người nộp hồ sơ hoặc người thành lập biết. Thông báo này phải nêu rõ lý do và các yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ (nếu có).

2. Hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh cá thể gồm những gì?

Để thực hiện thủ tục xin giấy phép kinh doanh hộ cá thể, cần chuẩn bị hồ sơ bao gồm:

• Đơn đề nghị đăng ký hộ kinh doanh cá thể, theo mẫu quy định.
• Bản sao của giấy tờ cá nhân CMND/CCCD hoặc hộ chiếu hợp lệ của chủ hộ kinh doanh.
• Bản sao của giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm kinh doanh, như hợp đồng thuê nhà, mượn nhà hoặc sổ đỏ nếu chủ hộ là chủ sở hữu địa điểm kinh doanh.

Nếu hộ kinh doanh có nhiều thành viên tham gia góp vốn, cần bổ sung thêm một số tài liệu sau:

• Bản sao của giấy tờ cá nhân hợp lệ của từng thành viên.
• Bản sao của biên bản họp thống nhất thành lập hộ kinh doanh của các thành viên.
• Bản sao hợp lệ của giấy ủy quyền cho một thành viên làm chủ hộ từ các thành viên khác.
• Văn bản ủy quyền cho cá nhân nộp hồ sơ thay mặt hộ kinh doanh.
• Các văn bản khác theo quy định cho các trường hợp đặc biệt.

3. Điều kiện để được cấp giấy phép đăng ký kinh doanh hộ cá thể

3.1. Quyền và nghĩa vụ của chủ hộ kinh doanh cá thể

• Chủ hộ kinh doanh cá thể có trách nhiệm thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ liên quan đến thuế, tài chính và hoạt động kinh doanh theo quy định của pháp luật.
• Chủ hộ kinh doanh cá thể sẽ là người đại diện để giải quyết các vấn đề dân sự, là bị đơn/nguyên đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan với Trọng tài, Tòa án, cũng như các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.
• Khi đăng ký hộ kinh doanh, chủ hộ kinh doanh và các thành viên hộ gia đình phải chịu trách nhiệm với các hoạt động kinh doanh của hộ.

3. 2. Ngành nghề của hộ kinh doanh cá thể

• Ngành nghề kinh doanh của hộ kinh doanh cá thể được lấy theo mã ngành Cấp 4 trong Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam
• Hộ kinh doanh có thể hoạt động trong các ngành nghề có điều kiện theo quy định của pháp luật, cần đáp ứng và duy trì các điều kiện cần thiết trong suốt quá trình kinh doanh.
• Trường hợp hộ kinh doanh cá thể hoạt động trong ngành nghề có điều kiện nhưng không tuân thủ các điều kiện kinh doanh theo quy định. Cơ quan chức năng có thẩm quyền sẽ thông báo tạm ngừng hoạt động kinh doanh trong ngành nghề có điều kiện và phải chịu xử phạt.

3.3. Đặt tên cho hộ kinh doanh cá thể

Theo quy định tại điều 88 của Nghị định 01/2021/NĐ-CP, việc đặt tên cho hộ kinh doanh cá thể sẽ tuân theo các quy định sau:

• Tên của hộ kinh doanh sẽ bao gồm hai phần: “Hộ kinh doanh” và “Tên hộ kinh doanh”. Tên riêng của hộ kinh doanh sử dụng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, cùng với các chữ F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu đi kèm.
• Tên không được phép sử dụng các từ như công ty, doanh nghiệp trong tên hộ kinh doanh.
• Tển của hộ kinh doanh cá thể không được sử dụng ngôn ngữ vi phạm truyền thống, lịch sử, văn hoá, thuần phong mỹ tục khi đặt tên cho hộ kinh doanh.
• Tên riêng của hộ kinh doanh cá thể không được trùng lặp với tên của các hộ kinh doanh khác trong cùng một huyện.

3.4. Địa điểm của hộ kinh doanh cá thể

• Địa điểm kinh doanh của hộ cá thể là nơi mà hoạt động kinh doanh của hộ được thực hiện.
• Trong một hộ kinh doanh có thể mở rộng hoạt động kinh doanh tại nhiều địa điểm khác nhau, nhưng chỉ được phép có một trụ sở chính tại một địa điểm duy nhất. Nếu có sự thay đổi về địa điểm kinh doanh, cần thông báo cho cơ quan quản lý thuế và thị trường trực thuộc về địa điểm kinh doanh mới.

4.Thời gian đăng ký hộ kinh doanh cá thể là bao lâu?

Hồ sơ đăng ký kinh doanh hộ cá thể sau khi nộp tại cơ quan đăng ký kinh doanh, sau thời gian 03 ngày làm việc, cơ quan đăng ký sẽ cấp giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh cá thể, với điều kiện hồ sơ phải đáp ứng các điều kiện sau:

• Ngành, nghề đăng ký hoạt động của hộ kinh doanh cá thể không bị cấm trong danh mục ngành nghề kinh tế.
• Tên hộ kinh doanh cá thể phải tuân thủ quy định tại Điều 88 Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp.
• Lệ phí đăng ký hộ kinh doanh đã được nộp đầy đủ theo quy định.

Trong trường hợp hồ sơ không hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện sẽ thông báo bằng văn bản cho người nộp hồ sơ hoặc người thành lập hộ kinh doanh, đồng thời yêu cầu sửa đổi hoặc bổ sung hồ sơ nếu cần.

Sau thời hạn 03 ngày tính từ ngày nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh hộ cá thể, nếu chủ hộ kinh doanh vẫn chưa nhận được giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh hay văn bản thông báo sửa đổi, bổ sung hồ sơ. Khi đó, chủ hộ kinh doanh có quyền khiếu nại hoặc tố cáo theo quy định về khiếu nại, tố cáo trong pháp luật.

IV. Một số lưu khi khi đăng ký thành lập hộ kinh doanh cá thể

1. Quyền đăng ký thành lập hộ kinh doanh

Cá nhân, thành viên hộ gia đình là công dân Việt Nam trên 18 tuổi có năng lực hành vi dân sự đầy đủ theo quy định của bộ luật dân sự thì được quyền đăng ký hộ kinh doanh.

2. Những trường hợp sau không được lập hộ kinh doanh

Thứ nhất – người chưa thành niên (theo quy định của bộ luật dân sự năm 2015 tại điều 21 thì người chưa thành niên là người chưa đủ 18 tuổi; Giao dịch dân sự của người chưa đủ sáu tuổi do người đại diện theo pháp luật của người đó xác lập, thực hiện; Người từ đủ sáu tuổi đến đến chưa đủ 18 tuổi khi xác lập, thực hiện giao dịch dân sự phải được người đại diện theo pháp luật đồng ý; Người từ đủ mười lăm tuổi đến chưa đủ  mười tám tuổi tự mình xác lập, thực hiện giao dịch dân sự, trừ giao dịch liên quan đến bất động sản, động sẩn phải đăng ký và giao dịch dân sự khác theo quy định phải được người đại diện theo pháp luật đồng ý), người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự, người bị mất năng lực hành vi dân sự (ví dụ: người tâm thần hoặc mắc các bệnh khác… ), người có khó khăn về nhận thực và làm chủ hành vi (do nhận tình trạng về thể chất hoặc tinh thần);

Thứ hai – người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc hoặc đang bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định.

• Thuế đối với hộ kinh doanh cá thể sẽ là thuế khoán và thuế giá trị gia tăng trực tiếp tuy nhiên không được khấu trừ thuế đối với bạn hàng, do đó rất nhiều đối tác sẽ cân nhắc khi mua hàng hóa của các hộ kinh doanh cá thể.
• Hộ kinh doanh cá thể có lợi thế hơn trong việc kê khai thuế vì đơn giản và phù hợp đối với kinh doanh các mặt hàng phục vụ nhu cầu tiêu dùng cá nhân, dịch vụ ăn uống….
• Vì hộ kinh doanh cá thể không có tư cách pháp nhân nên sẽ phải chịu trách nhiệm vô hạn tài sản của chủ hộ về hoạt động kinh doanh, đây là hạn chế của hộ cá thể so với công ty TNHH và công ty cổ phần, cụ thể người góp vốn, sẽ chỉ chịu trách nhiệm hữu hạn trong phạm vi vốn góp của mình khi đưa vào hoạt động kinh doanh.
• Hộ kinh doanh cá thể được quyền chuyển đổi loại hình thành doanh nghiệp như  công ty TNHH và công ty cổ phần. Việc đăng ký thành lập công ty trên cơ sở được chuyển đổi từ hộ kinh doanh sẽ được thực hiện tại Phòng Đăng Ký Kinh Doanh nơi công ty dự định đặt trụ sở chính. Hồ sơ đăng ký chuyển đổi loại hình từ hộ kinh doanh nên thực hiện theo từng loại hình doanh nghiệp.

3. Lưu ý về cách đặt tên khi đăng ký thành lập hộ kinh doanh cá thể

• Tương tự như cách đặt tên công ty, tên hộ kinh doanh cũng bắt buộc có 2 phần là “Hộ kinh doanh + Tên riêng của hộ kinh doanh”.
• Tên riêng được viết bằng các chứ cái trong tiếng việt, các chữ F,J,Z,W có thể kèm theo chữ số và ký hiệu ví dụ: HỘ KINH DOANH CÁ THỂ NGỌC ÁNH có thể kèm theo số 1,2,3 hoặc các ký hiệu &…. = HỘ KINH DOANH CÁ THỂ NGỌC ÁNH 123.
• Không dùng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc để đặt tên riêng cho hộ kinh doanh. Ví dụ không được đặt trùng tên doanh nhân ví dụ: từ ngữ, ký hiệu thể hiện hoặc ám chỉ đe dọa, xúc phạm, phỉ báng bôi nhọ tổ chức cá nhân hoặc ám chỉ sự phân biệt, kỳ thị vùng miền dân tộc được quy định cụ thể tại thông tư 25/11/2014.
• Hộ kinh doanh không được sử dụng cụm từ ” công ty” hay “doanh nghiệp” để đặt tên hộ.
• Tên riêng của hộ kinh doanh không được trùng với tên riêng của hộ kinh doanh trong phạm vi cấp huyện.

4. Lưu ý về địa điểm đăng ký kinh doanh của hộ kinh doanh

• Địa điểm kinh doanh của hộ kinh doanh là nơi hộ kinh doanh thực hiện hoạt động kinh doanh.
• Trước đây mỗi hộ kinh doanh chỉ được đặt địa điểm kinh doanh tại duy nhất tại 1 địa điểm trên phạm vi toàn quốc, hộ kinh doanh sẽ không được thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện hay địa điểm kinh doanh, nhưng theo quy định hiện hành hộ kinh doanh sẽ chọn một nơi đăng ký trụ sở chính và có các địa chỉ kinh doanh trực thuộc hộ ở các địa chỉ khác nhau và phải thông báo cho cơ quan thuế và quản lý thị trường nơi tiến hành hoạt động kinh doanh đối với các địa điểm còn lại.

Lưu ý: Địa chỉ không đăng ký ở chung cư và tập thể trừ trường hợp các địa chỉ này có chức năng thương mại theo giấy phép xây dựng ví dụ từ từ tầng 1- 5 của một tòa nhà chung cư thường là tầng có thể đặt được trụ sở.

5. Lưu ý về vốn điều lệ khi kinh đăng ký kinh doanh của hộ cá thể

Hiện nay đối với việc đăng ký thành lập hộ kinh doanh luật không quy định số vốn điều lệ tối thiểu hay tối đa để có thể đăng ký. Tuy nhiên cá nhân vẫn cần chú ý rằng đối với hộ kinh doanh, việc chịu trách nhiệm về rủi ro kinh doanh sẽ là chịu trách nhiệm vô hạn, có nghĩa là chịu bằng tất cả tài sản của cá nhân. Vậy trường hợp kinh doanh không thuận lợi, cá nhân sẽ phải chịu trách nhiệm bằng tất cả các tài sản của mình chứ không chỉ với số vốn mà bạn đăng ký.

6. Số lượng lao động tối đa của hộ kinh doanh.

Hiện nay theo nghị định số 01/2021 hộ kinh doanh đã bãi bỏ việc quy định số lượng lao động tối đa. Chính vì vậy doanh nghiệp có thể đăng ký số lượng lao động tùy ý. Trường hợp kinh doanh ổn thỏa và hộ kinh doanh mong muốn mở rộng kinh doanh thì nên chuyển đổi loại hình từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp TNHH 1 thành viên, 2 thành viên hoặc cổ phần.

7. Lưu ý về ngành nghề đăng ký kinh doanh của hộ kinh doanh: 

• Về ngành nghề của hộ kinh doanh: chỉ những trường hợp kinh doanh ngành, nghề có điều kiện mới phải đăng ký hộ kinh doanh cụ thể là các ngành nghề:Việc sản xuất nông, lâm, ngư nghiệp, làm muối; những người bán hàng rong, quà vặt, buôn chuyến, kinh doanh lưu động, làm dịch vụ có thu nhập thấp thì không phải đăng ký (mức thu nhập thấp này được áp dụng tùy theo phạm vi từng địa phương).

• Đối với một số ngành nghề đặc biệt sẽ có thêm các yêu cầu sau: 

  • Ngành spa như cắt tóc, gội đầu, massage, làm móng,…: yêu cầu phải có chỗ giữ xe cho khách hàng.
  • Ngành bán buôn thực phẩm đồ uống sẽ yêu cầu có giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm dù đã được cấp giấy phép kinh doanh thì mới được hoạt động.
  • Ngành dạy yoga sẽ yêu cầu có chứng chỉ bằng cấp có liên quan.
  • Khi thành lập hộ kinh doanh trong chợ, đối với từng khu vực có thể thành lập hộ kinh doanh hoặc không được thành lập hay mặt hàng này được đăng ký mà mặt hàng kia thì không, điều này sẽ tùy vào quy định của từng khu vực và từng cách bố trí chợ.

8. Đăng ký thuế đối với hộ kinh doanh

•  Thuế môn bài:

Áp dụng theo nghị định 22/2020/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 25 tháng 2 năm 2020 thì hộ kinh doanh sẽ được miễn lệ phí thuế môn bài năm đầu tiên thành lập. Các năm sau sẽ áp dụng dựa vào doanh thu của hộ kinh doanh.

- Doanh thu dưới 100 triệu  1 năm được miễn thuế:

- Doanh thu từ 100 – 300 triệu 1 năm đóng 300 nghìn 1 năm

- Doanh thu từ 300 – 500 triệu 1 năm đóng 500 nghìn 1 năm

- Doanh thu trên 500 triệu 1 năm đóng 1 triệu đồng

• Thuế GTGT, Thuế TNCN: 

Cách tính thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân: Với trường hợp hộ kinh doanh cá thể nộp thuế theo phương thức khoán, thì việc tính thuế GTGT, thuế TNCN của hộ kinh doanh căn cứ như sau:

- Số thuế GTGT hộ kinh doanh phải nộp = doanh thu tính thuế GTGT của hộ kinh doanh x tỷ lệ (%) thuế GTGT.

- Số thuế TNCN hộ kinh doanh phải nộp = doanh thu tính thuế TNCN của hộ kinh doanh x tỷ lệ (%) thuế TNCN.

Trên cơ sở mức doanh thu do hộ kinh doanh khai báo, mức doanh thu của năm trước, thông tin cơ sở dữ liệu riêng của từng khu vực, dự báo tình hình tăng trưởng kinh tế – chỉ số giá…Chi cục

Thuế sẽ duyệt mức doanh thu khoán ổn định cho hộ kinh doanh và gửi cho cá nhân kinh doanh đồng thời công khai theo quy định.

• Tỷ lệ % thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân

– Tỷ lệ % thuế GTGT và tỷ lệ thuế thu nhập cá nhân tính trên doanh thu cụ thể theo nhóm ngành được quy định như sau:

+ Hộ kinh doanh cá thể kinh doanh phân phối, cung cấp hàng hoá, thì thuế giá trị gia tăng là 1%, thuế thu nhập cá nhân là 0,5%

+ Đối với ngành dịch vụ không bao thầu vật liệu như cắt tóc gội đầu, sửa chữa … thì thuế giá trị gia tăng là 5%, thuế thu nhập cá nhân là 2%

+ Đối với ngành dịch vụ bao thầu vật liệu như sản xuất gia công, chế biến sản phẩm, dịch vụ ăn uống, sửa chữa, bảo dưỡng …thì thuế giá trị gia tăng là 3%;  thuế thu nhập cá nhân là 1,5%

+ Hoạt động kinh doanh khác của hộ kinh doanh thuế giá trị gia tăng là 2%, thuế thu nhập cá nhân là 1%.

• Điểm mới về quy định của hộ kinh doanh cá thể

- Được hoạt động tại nhiều địa điểm kinh doanh, quy định tại khoản 2 Điều 86 nghị định 01/2021;

- Quy định mới về hộ kinh doanh là hộ gia đình tại khoản 1, điều 79 Nghị định 01/2021/NĐ-CP theo đó hộ gia đình sẽ cử ra một người để làm chủ hộ, trường hợp này phải có biên bản họp thành viên hộ gia đình.

- Bổ sung thêm trường hợp không được đăng ký hộ kinh doanh quy định tại điểm b khoản 1, điều 80 nghị định 01/2021.

- Có thể thuê người quản lý lao động kinh doanh quy định tại khoản 3, điều 81 nghị định 01/2021

- Về mốc thời gian phải đăng ký thay đổi hộ kinh doanh, quy định tại khoản 1, điều 90 nghị định 01/2021 (trong thời gian 10 ngày kể từ ngày có thông tin thay đổi).

- Được tạm ngừng kinh doanh vô thời hạn (khoản 1, điều 91 nghị định 01/2021).

- Hộ kinh doanh có thể được thuê trên 10 lao động.